Una buena experiencia vacacional comienza mucho antes del primer día de ausencia. Comienza con el alineamiento del equipo, mediante la articulación y la comunicación oportuna de los períodos de vacaciones, la identificación de momentos críticos, lo que es prioritario y lo que puede esperar, y la clarificación de quién se encarga de garantizar la responsabilidad durante las ausencias de otros miembros del equipo.

El planificarse las vacaciones es, de hecho, una extensión del planificarse el trabajo. Y es por eso que estos períodos revelan mucho sobre el funcionamiento de los equipos.

Uno de los grandes desafíos que las vacaciones plantean a los equipos es la delegación. Delegar no significa solo transferir tareas, sino, sobre todo, confiar responsabilidades, compartir información y promover la capacidad de decisión. Dar autonomía a los demás supone crear las condiciones necesarias para que puedan actuar y decidir con confianza, sabiendo cuáles son los límites, los objetivos y los criterios de decisión.

También existe una dimensión igualmente importante, más personal: conseguir disfrutar realmente de las vacaciones. Estar físicamente o remotamente lejos del trabajo no significa necesariamente estar desligado del trabajo. Como señala Zucker (2023), en un artículo de la Harvard Business Review, los beneficios de las vacaciones para el bienestar no dependen solo de la interrupción de la actividad profesional, sino también de la capacidad de crear distancia psicológica con respecto a las exigencias profesionales. Según este autor, seguir consultando correos electrónicos u otros canales de comunicación profesionales puede comprometer el efecto reparador de las vacaciones y reducir su impacto en la recuperación física y mental.

A menudo, la dificultad para desconectar de las exigencias laborales está asociada a la percepción de que existen responsabilidades mal definidas, procesos poco claros o temas sin seguimiento. Esta cuestión plantea reflexiones que son más relevantes hoy en día, dado el impacto que el digital tiene en nuestras vidas: ¿están realmente las organizaciones creando condiciones para que las personas puedan descansar? ¿Y cuál es el papel de las líderes a este nivel?

Si las vacaciones son una prueba de la madurez de los equipos, también requieren preparación individual. Lyons (2023) sugiere cinco prácticas simples que ayudan a proteger el período de descanso y a promover una verdadera desconexión:

1. Preparar un plan
Antes de la ausencia, es importante documentar cómo se garantizará el trabajo. ¿Quién deberá ser contactado en caso de una situación urgente? ¿Quién se hará cargo de los proyectos en curso? Cuanto más clara sea esta información, menor será la probabilidad de interrupciones durante las vacaciones.

2. Bloquear el calendario
Reservar el periodo vacacional en el calendario garantiza visibilidad ante colegas y otros interlocutores. Además, puede ser importante buscar la posibilidad de anticipar la vuelta, por ejemplo reservando tiempo para actualizar sobre temas importantes y responder a preguntas prioritarias.

3. Comunicar con anticipación sobre reuniones recurrentes
En lugar de simplemente rechazar los invitaciones durante el período de ausencia, vale la pena informar previamente a los organizadores y comprobar si hay alguna contribución necesaria antes de irse de vacaciones.

4. Optimizar el mensaje de ausencia
Un mensaje automático eficaz debe indicar claramente la fecha de regreso y los contactos alternativos para situaciones urgentes o otros asuntos relevantes.

5. Enviar un recordatorio final
En los días previos a las vacaciones, una comunicación sencilla con los interlocutores principales ayuda a alinear las expectativas y a minimizar los pedidos de última hora.

Aunque puedan parecer medidas operacionales, estas prácticas son indicadores de madurez profesional y organizacional. Cuando existen procesos claros, responsabilidades definidas y confianza entre las personas, se hace más fácil garantizar la continuidad del trabajo sin comprometer el descanso de quienes están ausentes.

Las vacaciones también son un ejercicio de confianza: confianza en el equipo, confianza en la capacidad de decisión de los demás y confianza en que el trabajo continuará. El papel de los líderes cobra especial relevancia en este sentido, para garantizar las condiciones necesarias para que el equipo funcione de forma eficaz, incluso en ausencia de algunos de sus miembros. Esto implica aclarar responsabilidades, garantizar el acceso a la información, anticipar decisiones, identificar dependencias y crear oportunidades para que otras personas asuman responsabilidades y adquieran nuevas competencias. De hecho, las vacaciones pueden ser una oportunidad de desarrollo. Cuando alguien asume temporalmente una responsabilidad que normalmente corresponde a otro colega, adquiere conocimiento y experiencia. Puede tomar decisiones que normalmente no habría tomado, tener contacto con interlocutores diferentes o profundizar en procesos que conocía solo parcialmente. A menudo, en estos momentos surgen competencias hasta entonces poco visibles y se identifican nuevos potenciales de desarrollo dentro del equipo.

Además, el regreso al trabajo es una oportunidad para reflexionar sobre lo que funcionó bien y lo que no durante las ausencias, y adoptar mecanismos que puedan hacer que el equipo sea aún más resiliente en el futuro.

En síntesis, las vacaciones pueden decir mucho sobre el grado de madurez de un equipo. Revelan la calidad del planificarse, la claridad de los procesos, la capacidad de distribuir responsabilidades y los niveles de confianza.

Por supuesto, existen contextos más complejos. Hay funciones críticas, operaciones continuas, equipos reducidos y períodos de mayor presión, en los que la ausencia de determinadas personas requiere planes de contingencia más sólidos. No existe, por tanto, una solución universal, pero sí principios transversales como anticipar, comunicar, documentar, delegar, crear mecanismos de sustitución y garantizar la claridad sobre los flujos de trabajo y las decisiones, lo que ayuda a hacer que estos momentos sean más fluidos. Para que puedan ser realmente unas buenas vacaciones, tanto para quienes van como para quienes se quedan.

Marisa Pardal, Director de Formación, SHL Portugal
Rita Macedo, Director de RRHH y Relaciones Laborales del país Portugal, Solvay

Publicado en la revista Human el 4/9/2026